Einstellungs-workflow

 

Um auf den Einstellungsbedarf neuer Arbeitskräfte im Unternehmen zu reagieren, stützen sich Gesellschaften auf Einstellungs-Workflows, um die Gesamtheit der Prozesse zu managen: Management des Personalbedarfs, Veröffentlichung der Stellenangebote, Sammlung und Bearbeitung der Bewerbungen, Versand der Antwortschreiben an die Bewerber, Management der Lebenslauf-Datenbank, Protokollierung der Aktionen…

Die von KiosKemploi angebotenen Personal- und Bewerbungsmanagement-Softwares wird den hohen Anforderungen der Personalmanager gerecht, insbesondere was die Standardisierung der einzelnen Bewerbungsetappen angeht.

Wie kann man dank einer Bewerbermanagement-Software für einen reibungslosen Workflow sorgen?

Die Installation einer Bewerbermanagement-Software wie GestMax ermöglicht eine Abfolge ohne Widerstände oder Unterbrechungen der einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess. Unter diesem letzten Gesichtspunkt verstehen wir eine Aktion, die außerhalb der Personalmanagement-Lösung per Telefon oder Anschreiben durchgeführt würde, somit nicht in der Software protokolliert wäre und in jedem Fall mehr Zeit in Anspruch nehmen würde.

  • Erster Punkt: Um einen reibungslosen und kontinuierlichen Workflow zu gewährleisten, muss die Personalmanagement-Software für mehrere Personalkategorien zugänglich sein. Es handelt sich also nicht um eine einfache Software, die den Mitarbeitern aus der Personalabteilung vorenthalten ist, sondern um ein Werkzeug, auf das auch die Abteilungsleiter, Manager und Geschäftsführer zugreifen können, um ihren Personalbedarf vor Ort oder aus der Geschäftsleitung zu melden. Diese Personalanforderungen werden anschließend in dem Programm von einer oder mehreren Hierarchieebenen bestätigt. Dann übernimmt ein Verantwortlicher für die Personalbeschaffung und eröffnet eine Stelle, die wiederum eine Muster-Stellenanzeige generiert, die in den meisten Fällen persönlich anpassbar ist. Diese wird anschließend, immer ohne erneute Eingabe der Daten oder programmexterne Arbeitsvorgänge, auf der Karriereseite des Arbeitgebers sowie auf bestimmten externen Jobbörsen veröffentlicht. Der über das Programm geführte Workflow verbessert die Produktivität der Teams in erheblichem Maße und trägt zur Zeitersparnis aller Mitarbeiter bei, die im Personalbeschaffungsprozess involviert sind. Jeder am Prozess beteiligte Mitarbeiter wird mittels einer Erinnerungsfunktion an seine Aufgabe erinnert. Falls nötig, sind diese Erinnerungen im Falle eines Vergessens programmiert.
  • Der zweite wichtige Punkt ist die Fähigkeit des Programms, einen Arbeitsvorgang detailgetreu zu programmieren und sich an die zahlreichen Spezialfälle und verschiedenen Unternehmensvorgänge anzupassen. Die Prozeduren einzugrenzen ist gut, aber für den Anwender muss auch eine gewisse Benutzerfreundlichkeit gegeben sein. Die Programme von GestMax bieten einen außergewöhnlichen Grad an benutzerkonfigurierter Anpassungsfähigkeit, da sie gemäß den berufsspezifischen Prozessen unserer Kunden parametriert sind.

Das gleiche Workflow-System wird auch für den Auswahlprozess der Bewerbungen angeboten. Den Bewerbern wird die Möglichkeit gegeben, eine Reihe verschiedener Stadien zu durchlaufen, die entweder eine Aktion (z.B. die Bitte um ein Vorstellungsgespräch) oder eine Informationsübermittlung an eine neue am Einstellungsprozess beteiligte Person auslösen (wie zum Beispiel die Weiterleitung einer Bewerberakte an einen Bediensteten zur Stellungnahme). Dank des GestMax-Workflows ist es nicht nur möglich, eine große Anzahl sich wiederholender und alltäglicher Aufgaben zu automatisieren. Sein größter Vorteil liegt sicherlich darin, dass er keine der entscheidenden Etappen des Einstellungsprozesses vergisst, wie beispielsweise die Prüfung eines Diploms oder der Versand eines Persönlichkeitstests. Selbstverständlich werden all diese Einstellungs-Workflows immer persönlich angepasst und wir haben ein besonderes Augenmerk darauf gelegt, dass keine Starrheit erzeugt wird: die Stadien sind flexibel und werden passgenau auf die Vorgänge des Kunden zugeschnitten. Natürlich stehen Ihnen unsere Berater in jedem dieser Stadien gerne hilfreich zur Seite.

Die Bewerber können auch selbst von einem Einstellungs-Workflow profitieren: sie können sich in Ihrem Bewerber-Bereich über den Status und den Fortschritt ihrer Bewerbung informieren. So kann die Erfahrung des Bewerbers bereichert werden – ein Kriterium, das zunehmends an Wichtigkeit gewinnt!